Receptionist til Forca – 25 timer om ugen

Det er morgen. En konsulent står ved skranken og mangler et adgangskort, telefonen ringer, og en håndværker er på vej ind ad døren med en stige. En halv time senere er der helt stille, og receptionisten kan få styr på posten og de parkeringstilladelser, der skal fornyes. Ved frokosttid strømmer kollegerne forbi, og så dukker der pludselig tre gæster op til samme møde, hvor kun den ene står på listen. Sådan kan en dag i receptionen hos Forca A/S se ud.

Forca A/S er en servicevirksomhed i pensionsbranchen, ejet af Lærernes Pension og PKA. Virksomheden står for administration, IT, aktuarservice og rådgivning for sine ejere og andre pensionskunder. I huset arbejder knap 400 kolleger med blandt andet IT, jura, økonomi og kundeservice, og der er også mange eksterne konsulenter i huset. Derudover får virksomheden jævnligt besøg af kolleger fra sine ejere og andre samarbejdspartnere.

Receptionen er det første, alle møder, når de kommer ind ad døren på Tuborg Boulevard. Den ligger også der, hvor kollegerne kommer forbi på vej ind og ud af huset og til frokost.

Forca A/S har altid haft en venlig og imødekommende reception, og det skal den blive ved med at være. For at skabe den nødvendige fleksibilitet ændrer virksomheden nu set-up'et, så receptionen bemandes af to receptionister på hver 25 timer, som deler dagen mellem sig og dækker ind for hinanden. Derfor søger Forca A/S en kollega, som sammen med virksomhedens nuværende receptionist skal bemande receptionen.

Travlhed og ro

Som receptionist hos Forca A/S skal vedkommende kunne skifte hurtigt mellem mange ting på én gang. Gæster, telefon, adgangskort og håndværkere kommer sjældent i en pæn kø, og receptionisten skal kunne holde dem alle i luften uden at miste overblikket eller smilet.

Men dagen er ikke travl hele tiden. Der er også perioder, hvor der er roligere, og her forventer Forca A/S, at receptionisten selv tager fat. Måske er der en arbejdsgang, der kan gøres smartere, eller en opgave, der kan løses på en bedre måde. Receptionisten skal kunne finde ro i, at arbejdsbelastningen svinger i løbet af dagen, og bruge de stille stunder godt.

Midt på dagen overlapper den nye receptionist med sin kollega, så opgaver kan overleveres til hinanden. Hvordan vagterne fordeles, aftales nærmere.

Arbejdsopgaver

• Tage imod gæster
• Besvare og viderestille telefonen
• Registrere gæster, håndværkere og leverandører ind og ud
• Håndtere adgangskort, parkeringstilladelser og firmacykler
• Håndtere elektronisk post
• Holde receptionsområdet ryddeligt og præsentabelt
• Administrative opgaver for teamet og huset

Arbejdstid og ferie

Stillingen er på 25 timer om ugen. Receptionen holder lukket i juli og mellem jul og nytår, og i disse perioder afvikles ferie. Resten af året dækker receptionisten og dennes kollega ind for hinanden ved ferie og sygdom. I de perioder arbejdes der fuld tid, 37 timer om ugen, og der ydes betaling for de ekstra timer.

Profilen

Kandidaten er typen, der kigger op og smiler, når nogen kommer ind ad døren. Vedkommende har erfaring fra en reception eller et andet servicejob og kan holde styr på gæster, telefon og adgangskort på samme tid uden at miste overblikket.

Kandidaten taler og skriver dansk og engelsk flydende og har styr på det administrative, også i Office-pakken. Vedkommende arbejder selvstændigt, men ved også, hvornår der skal rækkes ud til en kollega.

Kandidaten er fleksibel. Når kollegaen holder fri eller er syg, er det kandidaten, der holder receptionen åben hele dagen.

Teamet

Organisatorisk bliver den nye receptionist en del af Forca A/S's facility-team, som består af seks kolleger. Teamet har hver sine opgaver, men kollegerne hjælper til, hvor de kan, når der er brug for det. Teamet har en ambition om at være den bedste afdeling i huset, og den arbejder teamet for hver dag.

Teamet sidder sammen med HR og Kommunikation og holder mange sociale arrangementer sammen. Med knap 400 kolleger og en god beliggenhed i Hellerup kommer den nye receptionist hurtigt til at kende mange mennesker.

Ansøgning

Lyder stillingen som noget for kandidaten? Så skal CV og en kort ansøgning sendes til Forca A/S. I ansøgningen vil Forca A/S gerne høre:

• Hvorfor et job på 25 timer om ugen passer kandidaten lige nu.
• Hvordan det hænger sammen for kandidaten, når der med kort varsel skal arbejdes fuld tid, og når ferien ligger fast i juli og mellem jul og nytår.
• Om en situation, hvor kandidaten havde mange bolde i luften på én gang, og hvordan vedkommende klarede den.

Forca A/S bruger kandidatens svar, når virksomheden udvælger, hvem der inviteres til samtale.